Libros registro obligatorios para autónomos: cuáles son y qué recogen

Qué son los libros registro

Los libros registro son el detalle ordenado de las operaciones que haces como autónomo o empresa: cada factura emitida, cada factura recibida, cada bien de inversión que compras. No son un documento que envías a nadie por sí solo, son la base sobre la que luego se calculan tus declaraciones, como el modelo 303 de IVA. Si el libro está mal, el modelo que sale de él también lo está.

Hoy casi nadie lleva estos libros en papel: se generan a partir de las facturas y los gastos que ya tienes registrados en tu programa, y deben poder mostrarse a Hacienda si los pide, en el formato y con la información exigida.

Los libros que hay que llevar

• Libro registro de facturas emitidas: recoge, por orden y con su numeración, todas las facturas que emites: fecha, número, cliente, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota. Es el reflejo del IVA que repercutes cada trimestre.
• Libro registro de facturas recibidas: lo mismo pero con tus compras y gastos: proveedor, fecha, base, IVA soportado. Es la base del IVA que te deduces.
• Libro registro de bienes de inversión: solo si tienes bienes cuyo valor supera el umbral que fija la normativa (por ejemplo, equipos o maquinaria de cierta duración), porque su IVA se deduce siguiendo unas reglas propias a lo largo de varios años.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: si realizas operaciones de este tipo, recoge los movimientos de bienes entre países de la UE que no llegan a ser una compraventa como tal.

No todos los autónomos necesitan los cuatro: los dos primeros (emitidas y recibidas) son prácticamente universales, mientras que los otros dos dependen de tu actividad concreta. Ante la duda de si te aplica alguno, lo razonable es preguntarlo a tu asesoría antes de dar por hecho que no.

Qué información recoge cada apunte

Con independencia del libro, cada apunte tiene que identificar de forma clara la operación: quién la hizo, cuándo, por qué importe y con qué IVA. Como mínimo, un apunte del libro de facturas emitidas o recibidas debe llevar:

1. 1Número y, si aplica, serie de la factura.
2. 2Fecha de emisión (y, si es distinta, la fecha de la operación).
3. 3Nombre o razón social y NIF de la contraparte.
4. 4Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.

Si una factura tiene varias líneas con distinto tipo de IVA, el desglose por tipo tiene que quedar reflejado, no solo el total: es el mismo desglose que después necesitas para presentar bien el 303.

Cómo se relacionan con tus declaraciones

El libro de facturas emitidas es, en la práctica, la suma de tu IVA repercutido; el de recibidas, la de tu IVA soportado deducible. El modelo 303 no es más que el resultado de restar uno del otro cada trimestre, y el resumen anual toma esos mismos datos acumulados. Por eso un gasto sin factura completa, o una factura mal clasificada por tipo de IVA, no solo afecta a un documento suelto: descuadra el libro entero y, con él, lo que declaras.

Cómo llevarlos sin duplicar trabajo

Si facturas y registras tus gastos en el mismo sitio donde luego se generan tus impuestos, no existe un "libro" que rellenar aparte: cada factura que emites o cada gasto que registras ya alimenta el libro correspondiente. Puedes revisarlo en cualquier momento desde tu panel de analítica, en vez de reconstruirlo a mano antes de cada trimestre.