Programa de contabilidad para autónomos: qué debe cubrir y cómo elegirlo

Qué debe cubrir un programa de contabilidad para autónomos

Muchos autónomos empiezan buscando algo para "hacer facturas" y terminan gestionando ahí mismo buena parte de su actividad. Tiene sentido: facturas, gastos e impuestos están conectados entre sí, así que separarlos en herramientas distintas solo añade trabajo de cuadrar datos a mano. Un programa completo debería cubrir, como mínimo, estas cuatro áreas.

• Facturación: presupuestos, facturas y rectificativas, con series numeradas sin huecos.
• Gastos: registro y clasificación de tus compras y gastos del negocio, con el criterio de qué es deducible.
• Impuestos: los modelos trimestrales y anuales calculados a partir de tus propias facturas y gastos, no a mano aparte.
• Veri*factu: facturas que nacen ya como registro inmutable, sin que tengas que configurar nada por tu cuenta.

Facturación: la base de todo

Es el punto de partida porque todo lo demás se calcula a partir de ahí: el IVA que repercutes, la base de tu IRPF, tus ingresos del trimestre. Un programa de facturación serio te lleva la numeración correlativa por series, te deja emitir rectificativas cuando algo se corrige y, si además es Veri*factu, cada factura queda encadenada con la anterior desde el momento en que la emites, sin pasos extra.

Gastos: sin ellos no hay beneficio real

Un negocio que solo registra lo que factura, sin registrar lo que gasta, no sabe realmente cuánto gana. Y en la declaración, cada gasto deducible que no apuntas es dinero que pagas de más. El criterio general para deducir un gasto es que esté afectado a tu actividad y que tengas la factura que lo justifique, no basta con un ticket sin datos fiscales. Un buen programa te deja registrar el gasto en el momento, no meses después reconstruyendo la memoria.

Impuestos: que salgan de tus propios datos

Aquí es donde más tiempo se pierde cuadrando a mano. Si tus facturas y tus gastos ya viven en el mismo sitio, los modelos trimestrales y anuales deberían salir calculados solos, no ser un ejercicio aparte de Excel al final de cada trimestre. Tú revisas y presentas, en vez de recopilar cifras de varios sitios distintos.

Veri*factu: no es opcional

Cualquier programa que elijas hoy tiene que emitir en Veri*factu: factura inmutable, numeración sin huecos, huella encadenada con la anterior y QR de cotejo. No es una función más entre otras, es cómo tiene que nacer la factura desde el primer día que la usas, para no tener que migrar con prisas más adelante.

Cómo elegir: qué mirar antes de decidirte

1. 1Que sea Veri*factu de serie, no una promesa para "más adelante".
2. 2Que cubra facturación, gastos e impuestos juntos, no solo la parte de emitir facturas.
3. 3Que los modelos de impuestos se calculen desde tus propios datos, sin exportar a otro sitio.
4. 4Que puedas registrar un gasto en el momento, no solo a final de mes.
5. 5Que puedas probarlo con tus propios datos antes de comprometerte.

Si eres autónomo, esto no es un lujo de empresa grande: es lo que te evita perder horas cuadrando números que el propio programa podría haberte dado ya calculados.