IRPF en la factura: cuándo se retiene y cómo se refleja

Qué es la retención de IRPF en una factura

La retención de IRPF es una parte del importe de tu factura que no cobras directamente: el cliente la retiene y la ingresa él mismo en Hacienda, a través del modelo 111, como un adelanto de tu IRPF anual. Tú sigues facturando el importe completo (base más IVA), pero al cobrar recibes el total menos esa retención.

No es un gasto ni una comisión: es dinero tuyo que llega antes a Hacienda de lo que llegaría si esperases a la declaración de la renta. Por eso, cuando calculas tu IRPF trimestral o la renta anual, esas retenciones ya practicadas se restan de lo que te toca pagar.

Cuándo se aplica

La retención de IRPF en factura afecta, sobre todo, a actividades profesionales: consultoría, diseño, abogacía, servicios donde el que factura es una persona física que ejerce una actividad económica de carácter profesional. El criterio general es este:

• Se aplica cuando facturas a una empresa o a otro profesional que actúa como pagador obligado a retener.
• En general no se aplica en ventas a particulares (consumidores finales), que no están obligados a practicar retenciones.
• Las actividades empresariales (venta de bienes, por ejemplo un comercio) normalmente no llevan retención de IRPF en factura, a diferencia de las profesionales.

Cómo se calcula, en líneas generales

La retención se aplica sobre la base imponible de la factura (nunca sobre el IVA) mediante un porcentaje fijado por la normativa. Con carácter general se habla de un tipo estándar para profesionales, con un tipo reducido durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes para quien empieza como autónomo. No damos aquí las cifras concretas de cada tramo porque la normativa puede ajustarlas y conviene confirmar el porcentaje exacto aplicable a tu caso en la sede de la AEAT o con tu asesoría antes de emitir.

1. 1Se calcula la base imponible de la factura (el importe antes de IVA).
2. 2Se aplica el porcentaje de retención que corresponda a tu situación.
3. 3Esa cantidad se resta del total a cobrar, aunque el IVA se sigue calculando sobre la base completa.

Cómo se refleja en la factura

Una factura con retención debe mostrar, además de los datos habituales, la base imponible, el IVA repercutido y la retención de IRPF como una línea aparte que resta del total. Es uno de los datos que debe llevar cualquier factura de un autónomo cuando la actividad es profesional y el cliente es una empresa u otro profesional.

El importe retenido no desaparece de tu contabilidad: queda registrado como retención soportada, y es el dato que luego usas para restarlo de tu propio IRPF, tanto en el pago fraccionado trimestral como en la declaración anual.

Cómo llevarlo sin errores

El fallo típico es olvidar la retención al calcular lo que se va a cobrar, o aplicarla cuando no toca (por ejemplo, a un cliente particular). Con un programa de facturación que ya sepa distinguir cuándo corresponde retención según el tipo de cliente y de actividad, la línea se calcula sola y queda lista para tus impuestos trimestrales.