Cambiar de programa de facturación: qué llevarte y cómo no romper la serie

Lo que te tienes que llevar

Más allá de la factura en sí, al cambiar de programa hay cuatro cosas que necesitas trasladar para no empezar de cero:

• Tus clientes, con su NIF/CIF, dirección fiscal y condiciones habituales (forma de pago, tipo de IVA si aplica).
• Tus productos o servicios, con precios y, si los llevas, los tipos de IVA que les correspondan.
• El histórico de facturas emitidas, aunque sea solo como consulta: lo vas a necesitar para responder a un cliente, a Hacienda o a tu asesoría sin tener que entrar en el programa viejo.
• La numeración por la que vas: en qué serie y en qué número te quedaste, para arrancar justo donde lo dejaste.

Lo que no se puede romper: la serie

Aquí está el punto que de verdad importa. La numeración de tus facturas tiene que ser correlativa y sin huecos dentro de cada serie, y eso no cambia porque cambies de programa. Si en el programa anterior llegaste a la factura 2026/0142, el nuevo programa tiene que continuar desde ahí, no reiniciar en el número 1. Reiniciar la numeración, o dejar un hueco entre el último número del programa viejo y el primero del nuevo, es justo lo que una serie correlativa no permite.

Qué cambia si el programa es Veri*factu

Si tu programa de facturación ya emite en Veri*factu, cada factura lleva una huella encadenada con la anterior de su serie. Al migrar, lo correcto es que el programa nuevo arranque su propia cadena desde la última factura conocida de la serie, sin tocar ni reconstruir el histórico que ya quedó cerrado en el programa anterior. Es la misma lógica que cuando corriges una factura con una rectificativa: lo ya emitido no se toca, se continúa hacia delante.

Cómo hacerlo sin sobresaltos

1. 1Fija una fecha de corte: el último día en que facturas con el programa antiguo.
2. 2Exporta clientes, productos y el histórico de facturas (aunque sea en PDF o Excel para consulta) antes de dar de baja el programa viejo.
3. 3Anota en qué número y serie te quedaste exactamente.
4. 4En el programa nuevo, configura esa misma serie para que el siguiente número sea el que sigue, no el 1.
5. 5Guarda el histórico accesible (aunque sea fuera del programa nuevo) el tiempo que te obligue a conservarlo tu normativa fiscal.

Si ya usas un programa de contabilidad para autónomos o llevas una pyme con varias series abiertas, el criterio es el mismo para cada una: continuidad de numeración, histórico accesible y sin reemitir nada que ya saliera por la puerta.