Veri*factu: cuándo es obligatorio y a quién afecta

Qué obliga exactamente la norma

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) no te obliga a facturar con ordenador: obliga a que, si facturas con un sistema informático, ese sistema cumpla unos requisitos. Es una diferencia importante, porque la obligación recae a la vez sobre dos partes:

• El fabricante del programa, que debe producir software conforme y acompañarlo de una declaración responsable de que cumple el reglamento.
• Tú, el que factura, que debes usar un programa conforme y no manipularlo.

Si nunca has entrado en el detalle de qué es un registro de facturación, la huella o el QR, empieza por qué es Veri*factu y cómo cumplir. Aquí nos centramos en el "cuándo" y el "a quién".

A quién afecta

En términos generales, entra dentro del ámbito quien expide facturas por su actividad económica en territorio español usando un sistema informático, tanto sociedades como autónomos, con independencia del tamaño. Da igual que factures diez veces al año o mil: lo que importa es que emitas factura y lo hagas con un programa, una hoja de cálculo con macros o cualquier herramienta digital.

Hay casos que la normativa deja fuera del sistema, principalmente porque ya están sometidos a otro control equivalente o a un régimen distinto. Los dos supuestos que más se preguntan:

• Quien ya lleva sus libros registro de IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII), que reporta a la AEAT por otra vía.
• Quien factura exclusivamente a mano, en talonario de papel, sin ningún sistema informático de por medio (poco práctico hoy, pero sigue siendo una opción legal).

Desde cuándo: un calendario por fases

El calendario se ha desplegado en etapas y ha sufrido ajustes por normativa posterior, así que aquí va la estructura sin jugar a adivinar fechas exactas (compruébalas siempre en la sede electrónica de la AEAT o con tu asesoría antes de tomar una decisión):

1. 1Primero, los fabricantes y comercializadores de software: a partir de su fecha, todo programa de facturación que se ofrezca en el mercado debe ser conforme. Esta fase ya ha pasado.
2. 2Después, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (las sociedades, vaya).
3. 3Por último, el resto de obligados, básicamente autónomos y entidades en atribución de rentas.

La lectura práctica de ese orden es que quien te vende el programa iba primero. Es decir: hoy ya deberías poder contratar un software conforme, aunque a ti como usuario todavía no te haya llegado tu fecha. Y ese es justo el momento de moverse, cuando no hay prisa.

Las dos formas de cumplir

El reglamento admite dos modalidades, y conviene no confundirlas porque marcan mucho el día a día:

Modalidad Veri*factu (remisión a la AEAT)

El programa envía automáticamente el registro de cada factura a la Agencia Tributaria en el momento de emitirla. A cambio, tienes menos obligaciones de conservación y verificación por tu cuenta, porque el registro ya está del otro lado. La factura lleva su QR y la leyenda que indica que es verificable.

Modalidad no verificable (sin remisión)

El programa no envía nada de forma automática, pero entonces debe cumplir requisitos más exigentes por su cuenta: firma electrónica de los registros, registro de eventos del sistema, conservación durante el plazo legal y capacidad de entregar todo si te lo reclaman. Más responsabilidad tuya para el mismo resultado.

Qué pasa si usas un programa que no cumple

Aquí está el motivo real para no dejarlo para el final. La Ley General Tributaria contempla infracciones específicas ligadas a los sistemas informáticos de facturación, y son de dos tipos:

• Fabricar o comercializar sistemas que no cumplan (o que permitan llevar contabilidades ocultas, el llamado software de doble uso).
• Usar sistemas que no se ajusten a lo exigido, o alterarlos para que dejen de cumplir.

Son sanciones de importe elevado, que se cuantifican por ejercicio, y lo relevante es que la segunda te alcanza a ti aunque tú no hayas programado nada: basta con facturar con una herramienta no conforme. No damos aquí las cifras exactas porque dependen del supuesto concreto y de la redacción vigente; si necesitas el número, míralo en la norma o pregúntaselo a tu asesoría.

Y hay un segundo coste, menos vistoso pero más seguro: migrar con prisas. Cambiar de programa a mitad de ejercicio implica arrastrar clientes, productos, histórico y, sobre todo, la numeración de tus series sin romper la correlación. Hecho con calma es una tarde. Hecho a última hora, con la serie ya en marcha y la fecha encima, es un problema.

Cómo saber si tu programa actual cumple

Tres comprobaciones rápidas que puedes hacer hoy mismo:

1. 1Pide la declaración responsable. El fabricante debe poder acreditar por escrito que su sistema cumple el reglamento. Si te contestan con ambigüedades, ya sabes.
2. 2Intenta editar una factura ya emitida. Si el programa te deja cambiarle el importe o borrarla sin dejar rastro, no es conforme. En un sistema que cumple solo puedes rectificarla.
3. 3Mira una factura impresa. Si es Veri*factu debe llevar su código QR y la mención que la identifica como factura verificable.

Si estás montando ahora tu operativa, tanto si eres autónomo como si llevas una pyme, el criterio es el mismo: elige de entrada una herramienta que ya emita conforme, y te olvidas del calendario.