Factura simplificada o completa: diferencias y cuándo usar cada una

Dos documentos, no una jerarquía

La factura simplificada no es una "factura a medias": es un tipo de documento propio, pensado para operaciones de poco importe y venta directa al consumidor final, donde pedir todos los datos del cliente sería un estorbo. La factura completa es la que necesitas cuando el destinatario es otra empresa o autónomo, o cuando el cliente la pide expresamente para poder deducirse el gasto.

Qué es la factura simplificada (el ticket)

Es el documento que recibes en un comercio, una cafetería o cualquier venta al público en general. No lleva los datos identificativos del cliente, solo los tuyos como emisor, y aun así es un documento fiscal válido: con Veri*factu además queda como registro verificable, con su numeración y su huella igual que cualquier otra factura.

• Vale para importes reducidos y ventas al consumidor final, donde no hace falta identificar a quien compra.
• No sirve si el cliente necesita justificar el gasto ante Hacienda con sus propios datos, por ejemplo si es otra empresa.
• Sigue siendo correlativa dentro de su propia serie: no se puede improvisar un número suelto.

Qué datos exige la factura completa

La factura completa identifica a las dos partes de la operación, no solo a quien la emite. Como mínimo necesita:

• Número correlativo y fecha de emisión.
• Tus datos como emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota.
• Retención de IRPF si procede.
• Importe total.

Es la única que vale cuando facturas a otra empresa o autónomo, porque es la que le permite a tu cliente justificar el gasto y deducirse el IVA soportado. Si tienes dudas sobre qué lleva cada campo, cómo facturar siendo autónomo lo repasa con detalle.

Cuándo usar cada una

El criterio práctico es sencillo: si vendes a un consumidor final por un importe reducido, el ticket (factura simplificada) es suficiente. Si vendes a una empresa, a un autónomo o el cliente te pide expresamente sus datos en la factura, necesitas la completa, sin importar lo pequeño que sea el importe.

Numeración: ¿van en la misma serie?

No es obligatorio, pero conviene llevarlas en series separadas: una para simplificadas y otra para completas, cada una correlativa y sin huecos por su lado. Así se ve a simple vista qué tipo de documento es cada número, y encaja con el mismo criterio que ya vimos al hablar de numeración de facturas.

Cómo funciona en la práctica

En un programa de facturación conforme, eliges el tipo de documento al emitir (simplificada o completa) y el número se asigna solo, dentro de la serie que corresponde. Si más adelante ese cliente pide sustituir el ticket por una factura completa, se gestiona como una operación aparte, sin tocar el ticket original.